仕事で使うためのプロフェッショナルな英語メールの書き方

Emailは特にデジタル時代の今日、職場での一般的なコミュニケーションツールです。働く人にとって、英語でメールを書くことは重要なスキルです。以下に、MochiMochiが提案するプロフェッショナルな英語メールの例をいくつか紹介しますので、ぜひご覧ください！

I. 英語メールの構造

英語のメールは基本的に6つの部分で構成されており、それぞれが特定の機能と役割を果たします。

1. Greeting – 挨拶の部分

英語のメールは受信者への挨拶から始まります。挨拶は次の構造で始めることができます：Dear + 受信者の敬称。

例：Dear Lily

メールの正式さを確保するために、受信者の名前にMr.（男性）またはMs./Mrs.（女性）の敬称を付けて使用します：Dear + Mr./Ms./Mrs + 受信者の名前。

例：Dear Mr. Long, Dear Ms. Linh

受信者の名前がわからない場合は、「Dear Sir/Madam」（敬愛する方）という形式を使用してメールを始めることができます。しかし、尊重の意を示すために、受信者の名前を見つけるか、他の適切な挨拶方法を使用するよう努めるべきです。

受信者が外国人の場合、姓を用いて挨拶することができます。

例：James Smithさんに挨拶する場合、「Dear Mr. Smith」と書きます。

2. Opening comment – 挨拶部分

挨拶部分は、メールの受信者に対して初めの印象を作り、次の情報を受け取る際に好感を持たせるために重要です。受信者の関係性や親しさに応じて、適切な挨拶を選択します。

以下は、挨拶部分の参考になるいくつかの例文です：

How are you doing? → 親しい場合のみ使用
Thank you for contacting our company.
Thank you for your cooperation on the last project.
Thank you for your prompt reply.
Did you have a chance to review the proposal?
What have you been up to lately?
How is the project progressing?
Thank you for your interest in our product.

3. Introduction – メールを書く理由の紹介

メールを書く理由の紹介部分は、英語のメールにおいて欠かせない部分です。この部分では、主要な理由に直接触れ、簡潔で明確な目的を示す短い文章を使用します。

メールを書く理由の紹介の例文：

I am writing this email to + 具体的な理由

例：

I am writing this email to inform you about the results of your interview.
I am pleased to inform you that you have been selected for the HR position at our company.
I regret to inform you that we have decided to move forward with other candidates for the HR position at our company.
I am writing this email to negotiate the terms of the transfer contract with your company.
I am writing to you on behalf of our company to negotiate the terms of the contract.

4. Main point – メールの主要な内容

主要な内容は、メールの中で最も重要な部分です。この部分では、受信者に伝えたい情報の詳細を書きます。効果的に主要な内容を書くためには、英語でメールを書く際に短くて明確な文章を使うことを心がけてください。特に、つなぎ言葉を使用することで文章が流れるようになります。

以下のつなぎ言葉を使うことができます：

Regarding… / Concerning… (〜に関して)
As you mentioned in the previous email,… (前回のメールで述べたように、…)
According to the results of the last meeting,… (最後の会議の結果によると、…)
I would be interested in having more details about … (…の詳細についてもっと知りたいです)
After careful consideration we have decided that… (慎重に検討した結果、…と決定しました)
Attached to this email is… (このメールに添付されているのは、…)
We regret to inform you… (残念ながら、…をお知らせいたします)
As discussed on the phone/ in our meeting,… (電話で/会議で話し合ったように、…)
Unfortunately, I disagree with your suggestion to… (残念ながら、あなたの提案には同意できません)
I am afraid I cannot agree with your point about… (申し訳ありませんが、…については同意できません)

5. Concluding sentence – 結びの文

結びの部分では、受信者に感謝の意を表すか、受信者に特定の行動を促す文章を書くとよいでしょう。

以下の一般的な結びの文を参考にすることができます：

I look forward to your response. (ご返信をお待ちしております。)
Thank you for your time and consideration. (お時間とご配慮に感謝いたします。)
I look forward to hearing from you. (ご返信を楽しみにしております。)
Thanks for your cooperation. (ご協力ありがとうございます。)
Please contact us if you are interested in this project. (このプロジェクトにご興味がありましたらご連絡ください。)
If you have any questions, please email us. (ご質問がありましたら、メールでお知らせください。)
Please let me know if you have any questions. (ご質問がありましたら、お知らせください。)
Feel free to contact me if you need anything else. (何か他に必要なものがありましたら、お気軽にご連絡ください。)
I hope to hear from you soon. (すぐにお返事をいただけると幸いです。)
Thank you for your time and consideration. (お時間とご配慮に感謝いたします。)
I appreciate your time and attention to this matter. (この問題に対するお時間とご配慮に感謝いたします。)
Thank you for your understanding and cooperation. (ご理解とご協力に感謝いたします。)

6. Signing off – 署名

英語のメールを丁寧に締めくくるために、以下の署名の構造を使用できます：

Yours sincerely/Sincerely, (敬具)
Best regards, (よろしくお願いします)
With kind regards, (敬具)
Warm regards, (温かいご挨拶)
Respectfully, (敬意を表して)
Yours truly, (敬具)
Yours faithfully, (敬具)

さらに、カジュアルなメールを書く場合には、以下のフレーズを使うことができます：

Love/Regards (愛を込めて/よろしくお願いします)
Thanks again (再度ありがとうございます)
Take care (お元気で)
Cheers, (それでは)

II. 英語のメールで一般的に使われる略語

ASAP (As soon as possible): できるだけ早く

例: I need this report ASAP. (このレポートができるだけ早く必要です。)

BCC (Blind carbon copy)

BCCは、複数の人に同時にメールを送信し、受信者が送信先リストを見られないようにする場合に使用します。

CC (Carbon copy)

Ccは、複数の人に同時にメールを送信し、受信者が送信先リストを見られるようにする場合に使用します。

PS (Postscript): 追伸

例: PS: I forgot to mention that the meeting will be held in room 205. (追伸: 会議は205号室で行われることを忘れていました。)

RSVP (Please reply): お返事ください

例: RSVP by Friday so we can get a headcount. (人数を把握するために、金曜日までにお返事ください。)

FW (Forward): 転送
ETA (Estimated time arrival)

電車や飛行機などの交通機関が到着予定の時間を指し、主に交通運輸業界で使われます。

III. 英語メールの一般的なフレーズ

1. 一般的なフレーズ

挨拶のフレーズ

I was very pleased to meet you at the English workshop in Hanoi.

ハノイでの英語ワークショップでお会いできてとても嬉しかったです。

It was a pleasure meeting you at the scientific conference in Korea.

韓国での科学会議でお会いできて光栄でした。

We appreciate your interest in our company.

弊社にご関心をお寄せいただきありがとうございます。

I hope you are all doing well.

皆様が元気でいらっしゃることを願っております。

We are very grateful to receive your contribution in the last project.

前回のプロジェクトでのご貢献に大変感謝しております。

Thanks for your feedback.

フィードバックありがとうございます。

We truly appreciate your business, and we’re so grateful for the trust you’ve placed in our company.

貴社のビジネスに心から感謝し、弊社に対するご信頼に大変感謝しております。

メールを書く理由を示すフレーズ

I am writing this email to confirm your conference room reservation.

このメールは、会議室の予約を確認するためにお送りしています。

In this email, we will respond to your questions about the course.

このメールでは、コースに関するご質問にお答えします。

This email is in response to your inquiry about the last project.

このメールは、前回のプロジェクトに関するお問い合わせに対する回答です。

I am writing this email to apply for a marketing position at your company.

このメールは、御社のマーケティング職に応募するためにお送りしています。

We would like you to provide some information to complete the membership card registration through this email.

このメールを通じて会員カードの登録を完了するための情報をご提供いただきたいと考えています。

This email is to let you know about our company’s upcoming holiday travel plans.

このメールは、弊社の今後の休日旅行計画についてお知らせするためのものです。

I am writing to express my keen interest in the Marketing position currently advertised at your company.

現在御社で広告されているマーケティング職に強い関心を持っていることをお伝えするためにこのメールをお送りしています。

提案や依頼をするフレーズ

We would appreciate it if you could provide valuable information about this plan.

この計画についての貴重な情報をご提供いただけると幸いです。

I would be grateful if you could send me the job description.

職務内容を送っていただけるとありがたいです。

I would like to receive more information about the Medical conference.

医療会議に関する詳細な情報をいただきたいです。

Could you please send me details about the conference?

会議の詳細を送っていただけますか？

Let us know your opinion on solving this problem.

この問題の解決に関するご意見をお聞かせください。

I kindly request that you provide me with your phone number at your earliest convenience.

できるだけ早く電話番号をご提供いただけると幸いです。

支援を提案するフレーズ

Our hotel is always willing to serve breakfast in the room for free when you need it.

当ホテルでは、必要に応じて無料で部屋に朝食を提供いたします。

The television you ordered is now available. Would you like us to deliver it to your home?

ご注文のテレビが入荷しました。ご自宅に配達いたしましょうか？

We are willing to send you product samples upon your request.

ご要望に応じて、製品サンプルをお送りいたします。

If you need information about popular local food, we would be happy to send it to you.

地元の人気料理に関する情報が必要な場合は、お知らせください。

In addition to the product samples, we can also provide you with detailed information about our products and service.

製品サンプルに加えて、製品やサービスに関する詳細な情報も提供できます。

If you need assistance with making reservations for restaurants, attractions, or transportation, our concierge team is happy to help.

レストラン、観光地、交通手段の予約に関して支援が必要な場合は、コンシェルジュチームが喜んでお手伝いします。

良いニュースを伝えるフレーズ

I think you will be happy to know that you have passed the final exam.

最終試験に合格したことを知って喜んでいただけると思います。

I am pleased to announce that you have been promoted to the position of team leader.

あなたがチームリーダーに昇進されたことをお知らせできて嬉しく思います。

I am writing to inform you that your project has been approved.

あなたのプロジェクトが承認されたことをお知らせするためにメールをお送りしています。

We are happy to announce that we have received a new client.

新しいクライアントを獲得したことをお知らせできて嬉しく思います。

悪いニュースを伝えるフレーズ We regret to announce that your flight was canceled.

フライトがキャンセルされたことをお知らせするのは遺憾です。

I am afraid it would not be possible to send you the documents you requested in the previous email.

前のメールでご依頼いただいた資料を送付することはできません。

After careful consideration, we have decided to stop working with your business on this project.

慎重に検討した結果、このプロジェクトで貴社との協力を終了することに決定しました。

Unfortunately we cannot currently offer delivery for this address.

残念ながら、現在この住所への配達はできません。

I regret to inform you that the summer festival has been canceled due to heavy rain.

大雨のため、夏祭りが中止されたことをお知らせするのは遺憾です。

We are writing to inform you that we have discovered a defect in your product.

あなたの製品に欠陥が見つかったことをお知らせするためにメールをお送りしています。

苦情を表現するフレーズ

I am writing to express my dissatisfaction with your restaurant’s service.

あなたのレストランのサービスに不満を表明するためにメールを書いています。

I am writing to express my disappointment in your restaurant service.

あなたのレストランのサービスに対する失望を表明するために書いています。

I am writing to complain about the bad smell from sewer pipes in our apartment.

アパートの排水管からの悪臭について苦情を申し立てるために書いています。

I want to make a complaint about the poor quality of your company’s product.

御社の製品の品質の低さについて苦情を申し立てたいです。

I had bad experiences using your express delivery service.

御社の速達サービスを利用した際に悪い経験をしました。

2. 商用メールのフレーズ

注文に関するフレーズ

We guarantee you will receive the goods before Friday.

(金曜日までに商品をお届けすることを保証します。)

Could you please cancel my order?

(注文をキャンセルしていただけますか？)

If possible, please send me a product sample before I place the final order.

(可能であれば、最終注文を行う前に製品サンプルを送ってください。)

Please confirm receipt of your order.

(ご注文の受領を確認してください。)

Your order is going to be processed as soon as possible.

(ご注文はできるだけ早く処理されます。)

We are sorry to inform you that your order will not be delivered on time due to bad weather.

(悪天候のため、ご注文の商品が予定通りに配送されないことをお知らせいたします。)

価格に関するフレーズ

Please send me the price list.

(価格表を送ってください。)

Please provide me with a detailed quotation for the order, including shipping costs and applicable taxes.

(送料と適用される税金を含む注文の詳細な見積もりを提供してください。)

I am interested in learning more about your product. Can you please send me a brochure or price list?

(製品についてもっと知りたいのですが、パンフレットまたは価格表を送っていただけますか？)

Could you please send me the price list of the restaurant services?

(レストランのサービスの価格表を送っていただけますか？)

The price list is attached in this email.

(価格表はこのメールに添付されています。)

将来の連絡を維持するためのフレーズ

We would be pleased to have a great opportunity to work with your business.

(御社と仕事をする素晴らしい機会をいただけることを嬉しく思います。)

I look forward to a continued positive working relationship with you.

(引き続き良好な関係を築けることを楽しみにしています。)

I look forward to a successful partnership between the two companies in the future.

(将来、両社の成功したパートナーシップを楽しみにしています。)

Looking forward to receiving cooperation from your company.

(御社からの協力をお待ちしております。)

IV. プロフェッショナルなメールの例 – 働く人向け

1. 求職メール

Dear Mrs. Wilson,

I recently saw your job posting for the marketing executive position at your company on LinkedIn. Based on the information you provided, I am quite interested in this position. Upon review of my application materials, I hope that you can see why I would be a good fit for this job.

Before, I was a marketing intern at XTech Company. In my position, I was responsible for creating content for the company website, editing and posting contributed articles, managing their social media presence, and writing and sending out a weekly email newsletter to subscribers.

My resume is attached. If I can provide you with any further information on my background and qualifications, please let me know.

Thank you for your time and consideration.

Sincerely,

Lily Nguyen

翻訳文:

ウィルソン様

貴社のLinkedInにおけるマーケティングエグゼクティブの求人情報を拝見いたしました。提供された情報に基づき、このポジションに非常に興味を持っています。応募資料をご確認いただければ、私がこの仕事に適している理由をご理解いただけると思います。

以前、私はXTech社でマーケティングインターンをしておりました。インターンの役割として、会社のウェブサイトのコンテンツ作成、投稿記事の編集および投稿、ソーシャルメディアの管理、そして登録者への週刊メールニュースレターの作成と送信を担当しておりました。

履歴書を添付しております。私の経歴や資格に関してさらに情報が必要な場合は、お知らせください。

お時間とご考慮をいただき、ありがとうございます。

敬具、

リリー・グエン

IV. プロフェッショナルなメールの例 – 働く人向け

1. 求職メール

Dear Mrs. Wilson,

My resume is attached. If I can provide you with any further information on my background and qualifications, please let me know.

Thank you for your time and consideration.

Sincerely,

Lily Nguyen

翻訳文:

ウィルソン様

履歴書を添付しております。私の経歴や資格に関してさらに情報が必要な場合は、お知らせください。

お時間とご考慮をいただき、ありがとうございます。

敬具、

リリー・グエン

2. 採用結果通知のメール

Dear Mr. Lily Nguyen,

We sincerely thank you for your interest in the XTech company and the position our company is recruiting.

After checking the professional knowledge, skills; the company announced: You were successful in the position of marketing executive.

We would like to invite you to our company to discuss the work, working hours, company regulations and sign a contract for probation.

If you decide to accept this offer, please reply to this email before August 1st.

We also attached a draft contract for probation with this email. You can refer to the content before we meet and sign.

Sincerely,

XTech’s HR.

翻訳文：

Lily Nguyen様

XTech会社および当社が募集しているポジションにご関心をお寄せいただき、誠にありがとうございます。

専門知識とスキルを確認した結果、マーケティングエグゼクティブのポジションに合格されたことをお知らせいたします。

つきましては、業務内容、勤務時間、会社規則について話し合い、試用契約を締結するために、当社にお越しいただきたいと思います。

このオファーを受け入れることを決定された場合は、8月1日までにこのメールにご返信ください。

また、このメールには試用契約の草案を添付しています。面会して契約を締結する前に内容をご参照ください。

よろしくお願いいたします。

XTech人事部

3. 合作の招待メール

Dear Mr. Wilson,

My name is Henry Nguyen, and I am the CEO at XTech. We are Susfarm Company, which specializes in innovative and sustainable technology and are committed to developing innovative solutions that drive sustainability.

Susfarm has established itself as a leader in the eco-friendly products industry, and we admire your dedication to creating a more sustainable future. We believe that our shared values and complementary expertise present a unique opportunity for a mutually beneficial partnership.

XTech has recently developed a groundbreaking tech solution that has the potential to significantly enhance the sustainability and efficiency of production processes in the agriculture sector. We envision a collaboration where this technology can be seamlessly integrated into Susfarm’s operations, resulting in reducing carbon footprint, improved product quality.

We would welcome the opportunity to schedule a meeting or call to discuss this potential partnership in more detail. I am confident that by combining our strengths, we can create a truly impactful collaboration that benefits both our companies and the environment.

Thank you for considering this proposal. I am excited about the prospect of partnering with Susfarm and contributing to a greener future.

Warm regards,

Henry Nguyen

Chief Executive Officer, XTech

翻訳：

ウィルソン様

私はHenry Nguyenと申します。XTechのCEOを務めております。私たちはSusfarmという会社で、革新的で持続可能な技術を専門としており、持続可能性を促進する革新的なソリューションの開発に尽力しています。

Susfarmは環境に優しい製品業界でリーダーとしての地位を確立しており、より持続可能な未来を創造するための御社の献身に深く感銘を受けています。私たちは、共通の価値観と補完的な専門知識が、相互に利益をもたらすパートナーシップのためのユニークな機会を提供すると信じています。

XTechは最近、農業分野の生産プロセスの持続可能性と効率性を大幅に向上させる可能性を秘めた画期的な技術ソリューションを開発しました。この技術がSusfarmの運営にシームレスに統合されることで、炭素排出量の削減と製品品質の向上が実現される協力関係を期待しています。

この潜在的なパートナーシップについてさらに詳細に議論するために、ミーティングまたは電話をスケジュールする機会を歓迎します。お互いの強みを組み合わせることで、両社および環境に利益をもたらす真に影響力のある協力関係を築くことができると確信しています。

この提案をご検討いただき、ありがとうございます。Susfarmと提携し、より緑の豊かな未来に貢献することを楽しみにしています。

よろしくお願いいたします。

Henry Nguyen

Chief Executive Officer, XTech

4. 会議招待メール

Dear Mai,

I hope you had a wonderful independence holiday.

I’m writing to invite you to our monthly team meeting. We will be discussing important updates regarding our next business plan.

The meeting will be held on August 1st at 9 a.m at conference room.

Please come prepared to share any updates or concerns.

Best regards,

Lily Nguyen

Marketing team leader, XTech.

メールの翻訳：

親愛なるMaiへ

独立記念日の休日を楽しく過ごされたことを願っています。

このメールは、私たちの月例チーム会議への参加をお誘いするためのものです。次のビジネスプランに関する重要な更新について話し合います。

会議は8月1日午前9時に会議室で開催されます。

更新情報や懸念事項を共有する準備をしてきてください。

よろしくお願いします。

Lily Nguyen

マーケティングチームリーダー、XTech。

メールは正式で礼儀正しい連絡手段ですので、適切な言葉選びが非常に重要です。英語の語彙の使用に困った場合は、MochiVocabの助けを借りることができます。

MochiVocabは、スマートフォンとパソコンの両方で利用できる英語語彙学習アプリです。MochiVocabは、多様なテーマのコースと、各単語に対する発音、意味、具体的な例を含む生き生きとしたフラッシュカードを提供しています。

さらに、MochiVocabは、2つの主要機能を備えた間隔反復法（spaced repetition）を採用しており、直感的で記憶しやすい形で知識を身につけることができます。

ゴールデンタイム：あなたの学習履歴に基づいて、各語彙の最適な復習時期を計算します。具体的には、新しい単語を忘れかけた頃にMochiVocabが復習を促す通知を送信します。これは、脳が情報を長く記憶するのに最も理想的な時期であると科学的に証明されています。

語彙の5段階レベル：学習した語彙は、新しく学んだものから深く記憶したものまで5つのレベルに分類されます。これに基づいて、MochiVocabは合理的に質問を配分し、低いレベル（まだ記憶していない）の語彙の復習頻度を増やし、高いレベルの語彙の頻度を減らします。これにより、自分の能力に応じた適切な復習時間を調整することができます。

勉強してみてください