Viết Memo bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng trong môi trường công sở, đặc biệt là khi bạn cần truyền đạt thông tin một cách chính thức và hiệu quả. Một Memo tốt sẽ giúp người nhận hiểu rõ ràng mục đích của thông điệp và hành động cần thực hiện. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách viết Memo bằng tiếng Anh, giúp bạn giao tiếp chuyên nghiệp hơn trong công việc.
Nội dung trong bài:
- Memo là gì?
- Khi nào dùng Memo?
- Hướng dẫn viết Memo đơn giản
- Những lưu ý khi viết Memo
- Một số mẫu Memo chuyên nghiệp
I. Memo là gì?
Memo /ˈMemoʊ/ (viết tắt của Memorandum) là một loại văn bản ngắn, thường được sử dụng trong nội bộ tổ chức hoặc doanh nghiệp để truyền đạt thông tin, thông báo, hoặc nhắc nhở về một vấn đề cụ thể. Memo thường mang tính chất trang trọng nhưng súc tích, giúp người nhận nắm bắt nhanh nội dung quan trọng.
Memo giúp đảm bảo tất cả nhân viên nắm bắt thông tin đồng nhất, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả giao tiếp. Với tính chất súc tích, Memo hỗ trợ giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian so với các hình thức liên lạc khác như cuộc họp hay email dài dòng.
II. Khi nào dùng Memo?
Memo thường được sử dụng trong các tình huống nội bộ của tổ chức khi cần truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng, ngắn gọn và chính thức. Các trường hợp phổ biến sử dụng Memo gồm:
- Thông báo: Chia sẻ các tin tức như thay đổi chính sách, quy định mới, hoặc thông tin quan trọng về tổ chức.
- Nhắc nhở: Đề cập đến deadline, lịch họp, hoặc nhiệm vụ cần hoàn thành.
- Hướng dẫn: Cung cấp chi tiết về cách thực hiện một công việc hay quy trình mới.
- Đề xuất: Trình bày ý tưởng, kế hoạch hoặc giải pháp cho vấn đề.
- Báo cáo: Tóm tắt thông tin liên quan đến dự án, tiến độ, hoặc kết quả công việc.
III. Hướng dẫn viết Memo đơn giản
1. Tiêu đề (Header)
Tiêu đề giúp truyền tải loại Memo mà bạn đang viết. Ngay cả khi bạn gửi nội dung Memo qua mail, bạn vẫn nên viết tiêu đề vì nó giúp xác định Memo dành cho ai và được gửi từ ai.
Tiêu đề nên có những định dạng sau:
- To — Đối tượng nhận Memo, chẳng hạn như “Tất cả nhân viên” hoặc tên một phòng ban
- From — Tên và chức danh của bạn
- Date — Ngày phát hành Memo
- Subject — Chủ đề của Memo
Thay vì chỉ viết “Reminder” (Nhắc nhở), hãy viết dòng chủ đề cụ thể hơn, ví dụ như “Reminder: Team Building Workshop on December 10, 2024” (Nhắc nhở: Hội thảo Gắn kết Đội ngũ vào ngày 10/12/2024.)
2. Giới thiệu (Opening)
Với phần mở đầu của Memo, bạn hãy làm nổi bật tóm tắt về tính huống, vấn đề hoặc khó khăn. Đoạn văn này chính là mục đích của Memo và truyền tải thông tin quan trọng nhất. Bạn có thể bắt đầu với câu “I’m writing to inform you . . .” (Tôi viết để thông báo với bạn…”
3. Nội dung chính (Body)
Nội dung chính có thể từ 3 đến 10 câu, trình bày rõ ràng và chi tiết về thông tin hoặc vấn đề cần báo cáo. Đây là phần cung cấp các dữ liệu, sự kiện hoặc quyết định quan trọng mà người nhận cần biết. Nó có thể bao gồm tiến trình thực hiện, giải thích về vấn đề, và cách thức ảnh hưởng đến tổ chức hoặc cá nhân. Mục đích là truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu và cụ thể, tránh sự mơ hồ.
4. Việc cần làm (Call to Action/ Task statement)
Phần này có thể là 2-3 câu văn hoặc một danh sách dưới dạng gạch đầu dòng. Bạn cần nêu các bước tiếp theo cho người nhận. Hãy viết về những gì người nhận cần làm sau khi đọc Memo hoặc cách bạn dự định giải quyết vấn đề đã nêu.
Tham khảo mẫu câu:
- Please [task you’d like completed] by [due date] – Vui lòng [nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành] trước [ngày hết hạn]
- I appreciate your cooperation in this matter. – Tôi trân trọng sự hợp tác của bạn trong vấn đề này.
5. Kết luận (Closing)
Thông thường, kết bài chỉ dài từ 2-3 câu, không cần quá chi tiết. Bạn nên tái khẳng các yêu cầu hoặc mời người nhận thực hiện hành động cụ thể, và kết thúc bằng một lời cảm ơn hoặc lời mời hợp tác nếu cần.
6. Phụ lục (Attachments – nếu có)
Phụ lục được sử dụng để liệt kê tài liệu hoặc thông tin bổ sung mà người nhận cần tham khảo. Nếu có tài liệu đính kèm, bạn nên ghi rõ tên của tài liệu và mô tả ngắn gọn về nội dung của nó. Điều này giúp người nhận dễ dàng nhận biết và tìm hiểu các tài liệu liên quan.
Một memo không chỉ yêu cầu bạn phải có kỹ năng viết mà còn cần sử dụng từ vựng chính xác để truyền đạt thông điệp rõ ràng và hiệu quả. Khi viết memo, bạn sẽ cần học nhiều từ ngữ chuyên ngành, từ liên kết và các mẫu câu thường dùng trong môi trường làm việc. Bạn có thể tham khảo khóa từ vựng Công sở của MochiVocab để trau dồi vốn từ vựng. Mỗi từ vựng trên ứng dụng được hiển thị theo dạng flashcard với đầy đủ thông tin gồm phiên âm, phát âm, nghĩa và câu ví dụ. Từ đó giúp bạn hiểu rõ ngữ cảnh và cách sử dụng từ trong các tình huống công sở.
Sau khi học xong, MochiVocab sẽ tính toán thời điểm bạn chuẩn bị quên từ vựng và gửi thông báo nhắc bạn ôn tập đúng lúc. Tính năng này được thiết kế dựa theo kỹ thuật lặp lại ngắt quãng (spaced repetition) – kỹ thuật được chứng minh đem lại hiệu quả ghi nhớ vượt trội cho người học. Bên cạnh đó, MochiVocab còn chia từ vựng bạn học theo 5 cấp độ ghi nhớ, từ chưa nhớ đến rất nhớ. Từ ở cấp độ cao thì khả năng ghi nhớ càng tốt và ngược lại. Dựa vào đây, MochiVocab sẽ sắp xếp tần suất ôn tập hợp lý để đảm bảo rằng bạn thành thạo những từ vựng khó nhớ.
IV. Những lưu ý khi viết Memo
Khi viết Memo, có một số lưu ý quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả và rõ ràng của thông tin. Dưới đây là những lưu ý viết Memo:
- Rõ ràng và cụ thể: Memo cần phải rõ ràng, dễ hiểu và không mơ hồ. Tránh dùng ngôn ngữ phức tạp hoặc quá dài dòng. Cung cấp thông tin cụ thể về vấn đề hoặc quyết định cần thông báo.
- Sử dụng ngôn ngữ trang trọng: Memo thường được viết trong môi trường công việc, vì vậy cần sử dụng ngôn ngữ trang trọng, chuyên nghiệp và phù hợp với văn hóa tổ chức.
- Cấu trúc hợp lý: Cấu trúc Memo phải có đầy đủ các phần: Tiêu đề, Giới thiệu, Nội dung chính, Việc cần làm, Kết luận và Phụ lục (nếu có). Mỗi phần cần được phân chia rõ ràng để người đọc dễ dàng theo dõi.
- Kiểm tra lại trước khi gửi: Đảm bảo rằng Memo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc thông tin sai lệch. Một Memo được viết rõ ràng và chính xác sẽ tạo được ấn tượng chuyên nghiệp hơn.
V. Một số mẫu Memo chuyên nghiệp
1. Memo về thay đổi quy trình làm việc
Do lịch trình của Giám đốc thay đổi đột xuất, cuộc họp dự kiến vào ngày 20 tháng 11 phải được dời lại. Đây là cuộc họp quan trọng để thảo luận về kế hoạch dự án.
Subject: Rescheduled Meeting for Project Discussion
To: All Team Members
From: John Doe, Project Manager
Date: November 19, 2024
Dear Team,
Due to unforeseen circumstances, our scheduled meeting for November 20, 2024 has been postponed. The new meeting date is November 22, 2024, at 10:00 AM in the Main Conference Room.
Please adjust your schedules accordingly. Let me know if you have any questions regarding this change.
Thank you for your understanding. I look forward to meeting you on the new date.
Attached: PalmLeafHR Guide, January 2022
Dịch nghĩa:
Chủ đề: Cuộc họp bị dời lại để thảo luận về dự án
Gửi đến: Tất cả các thành viên trong nhóm
Từ: John Doe, Quản lý Dự án
Ngày: 19 tháng 11, 2024
Kính gửi các thành viên,
Do một số tình huống bất ngờ, cuộc họp dự kiến vào ngày 20 tháng 11, 2024 sẽ bị hoãn. Thời gian mới cho cuộc họp là ngày 22 tháng 11, 2024, lúc 10:00 sáng, tại Phòng họp chính.
Vui lòng điều chỉnh lịch trình của bạn cho phù hợp. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào về sự thay đổi này, xin vui lòng liên hệ với tôi.
Cảm ơn sự thông cảm của các bạn. Tôi mong được gặp các bạn vào ngày mới.
Phụ lục: Lịch trình cuộc họp đã cập nhật
2. Memo về Nghỉ Lễ Tết Nguyên Đán
Kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán đang đến gần và văn phòng cần thông báo về thời gian nghỉ cho tất cả các nhân viên.
Subject: Lunar New Year Holiday Office Closure
To: All Employees
From: HR Department
Date: November 19, 2024
Dear All,
Please be informed that the office will be closed for the Lunar New Year holiday from January 24, 2025 to January 28, 2025. During this period, please ensure that all urgent matters are addressed before the closure.
If you have any questions or concerns, feel free to contact the HR department.
We wish you all a prosperous and happy Lunar New Year!
Attached: Holiday schedule
Dịch nghĩa:
Chủ đề: Thông báo về việc đóng cửa văn phòng trong kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán
Gửi đến: Tất cả nhân viên
Từ: Phòng Nhân sự
Ngày: 19 tháng 11, 2024
Kính gửi các bạn,
Văn phòng sẽ đóng cửa nghỉ lễ Tết Nguyên Đán từ ngày 24 tháng 1, 2025 đến ngày 28 tháng 1, 2025. Trong thời gian này, vui lòng đảm bảo rằng mọi vấn đề khẩn cấp được giải quyết trước khi nghỉ lễ.
Nếu có bất kỳ câu hỏi hay vấn đề gì, vui lòng liên hệ với phòng Nhân sự.
Chúc các bạn một năm mới thịnh vượng và hạnh phúc!
Phụ lục: Lịch nghỉ lễ
3. Memo về Quy Định Mới của Công Ty
Công ty quyết định cập nhật một số quy định mới về việc sử dụng thiết bị văn phòng để nâng cao hiệu quả công việc.
Subject: Updated Office Equipment Usage Policy
To: All Employees
From: Operations Manager
Date: November 19, 2024
Dear All,
Effective from December 1, 2024, a new office equipment usage policy will be implemented. Employees are required to follow the updated guidelines on equipment allocation and usage.
Please read the new policy carefully and ensure you comply with the guidelines moving forward.
Thank you for your attention to this matter.
Attached: Office equipment policy
Dịch nghĩa:
Chủ đề: Cập nhật chính sách sử dụng thiết bị văn phòng
Gửi đến: Tất cả nhân viên
Từ: Quản lý Hoạt động
Ngày: 19 tháng 11, 2024
Kính gửi các bạn,
Từ ngày 1 tháng 12, 2024, chính sách sử dụng thiết bị văn phòng mới sẽ được áp dụng. Nhân viên cần tuân thủ các hướng dẫn về phân bổ và sử dụng thiết bị văn phòng.
Vui lòng đọc kỹ chính sách mới và đảm bảo tuân thủ các quy định từ bây giờ.
Cảm ơn các bạn đã chú ý đến vấn đề này.
Phụ lục: Chính sách sử dụng thiết bị văn phòng
4. Memo về Cập Nhật Dự Án
Dự án Z đang tiến triển tốt nhưng gặp phải một số khó khăn nhỏ cần được giải quyết trước khi hoàn thành.
Subject: Update on Project Z Status
To: Project Z Team
From: Sarah Lee, Project Manager
Date: November 19, 2024
Dear Team,
Project Z is progressing well, but we have encountered a minor delay in the final phase due to external factors. We expect to complete the project by December 15, 2024.
Please continue working on your tasks and report any issues to me immediately.
Thank you for your continued effort and support.
Attached: Updated project timeline
Dịch nghĩa:
Chủ đề: Cập nhật tình trạng dự án Z
Gửi đến: Nhóm dự án Z
Từ: Sarah Lee, Trưởng nhóm dự án
Ngày: 19 tháng 11, 2024
Kính gửi các thành viên,
Dự án Z đang tiến triển tốt, tuy nhiên chúng tôi đã gặp phải một sự trì hoãn nhỏ trong giai đoạn cuối do các yếu tố bên ngoài. Chúng tôi dự kiến sẽ hoàn thành dự án vào ngày 15 tháng 12, 2024.
Vui lòng tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ của bạn và báo cáo ngay lập tức bất kỳ vấn đề nào.
Cảm ơn các bạn đã nỗ lực và hỗ trợ liên tục.
Phụ lục: Lịch trình dự án đã cập nhật
5. Memo về Quy Trình Mới cho Phòng Nhân Sự
Phòng Nhân sự sẽ thay đổi quy trình xét duyệt nghỉ phép để tăng hiệu quả và giảm thiểu sai sót.
Subject: New Leave Approval Process
To: All Employees
From: HR Department
Date: November 19, 2024
Dear All,
Starting from December 1, 2024, we are implementing a new leave approval process. Employees will need to submit leave requests at least three days in advance using the online HR portal.
Please ensure that you follow the new process for all future leave requests.
We appreciate your cooperation and understanding.
Attached: New leave request form
Dịch nghĩa:
Chủ đề: Quy trình mới xét duyệt nghỉ phép
Gửi đến: Tất cả nhân viên
Từ: Phòng Nhân sự
Ngày: 19 tháng 11, 2024
Kính gửi các bạn,
Từ ngày 1 tháng 12, 2024, chúng tôi sẽ triển khai quy trình mới xét duyệt nghỉ phép. Nhân viên cần phải gửi yêu cầu nghỉ phép ít nhất ba ngày trước thông qua cổng thông tin điện tử của Phòng Nhân sự.
Vui lòng đảm bảo tuân thủ quy trình mới cho tất cả các yêu cầu nghỉ phép trong tương lai.
Chúng tôi rất cảm ơn sự hợp tác và thông cảm của các bạn.
Phụ lục: Mẫu yêu cầu nghỉ phép mới
Khi áp dụng đúng cấu trúc và cách diễn đạt, bạn sẽ có thể tạo ra những Memo rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với mục đích công việc. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững kỹ năng viết Memo bằng tiếng Anh và cải thiện kỹ năng trong môi trường làm việc quốc tế.
