Email là công cụ giao tiếp phổ biến trong môi trường làm việc, đặc biệt là trong thời đại công nghệ số. Với người đi làm, viết email tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng. Dưới đây sẽ là một số mẫu viết email bằng chuyên nghiệp mà MochiMochi gợi ý cho bạn, cùng theo dõi nhé!
I. Cấu trúc email tiếng Anh
Một email tiếng Anh có cấu trúc cơ bản gồm 6 phần, mỗi phần thực hiện chức năng và nhiệm vụ như sau:
1. Greeting – Phần chào hỏi
Email tiếng Anh sẽ được bắt đầu bằng lời chào hỏi người nhận. Bạn có thể mở đầu lời chào bằng cấu trúc: Dear + Danh xưng người nhận.
Ví dụ: Dear Lily
Nhằm đảm bảo tính trang trọng cho email, bạn có thể sử dụng danh xưng Mr. (Ông) hoặc Ms./Mrs. (Bà) kèm với tên riêng của người nhận: Dear + Mr./Ms./Mrs + Tên người nhận.
Ví dụ: Dear Mr. Long, Dear Ms. Linh
Khi không biết tên người nhận, bạn có thể sử dụng mẫu “Dear Sir/Madam” (Kính gửi Ông/Bà) để bắt đầu email. Tuy nhiên, để thể hiện sự tôn trọng, bạn nên cố gắng tìm tên của người nhận hoặc sử dụng các cách chào hỏi khác phù hợp hơn.
Trong trường hợp người nhận email là người nước ngoài, bạn có thể gửi lời chào hỏi bằng last name (họ).
Ví dụ: Gửi lời chào đến ông James Smith, bạn nên viết là “Dear Mr. Smith”.
2. Opening comment – Phần hỏi thăm
Phần hỏi thăm đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng ban đầu với người nhận email, đồng thời tạo thiện cảm với đối phương khi họ tiếp nhận thông tin ở phần tiếp theo. Tùy thuộc vào đối tượng nhận email và mức độ thân thiết giữa bạn và người nhận mà bạn sẽ lựa chọn lời chào hỏi phù hợp.
Dưới đây là một số mẫu câu trong phần hỏi thăm bạn có thể tham khảo:
- How are you doing? (Bạn có khỏe không?) → Chỉ dùng trong trường hợp thân mật.
- Thank you for contacting our company. (Cảm ơn vì đã liên hệ với công ty chúng tôi.)
- Thank you for your cooperation on the last project. (Cảm ơn sự hợp tác của bạn trong dự án vừa qua.)
- Thank you for your prompt reply. (Cảm ơn bạn vì đã phản hồi nhanh chóng.)
- Did you have a chance to review the proposal? (Bạn đã xem xét qua đề xuất chưa?)
- What have you been up to lately? (Gần đây bạn thế nào?)
- How is the project progressing? (Dự án đang tiến triển như thế nào?)
- Thank you for your interest in our product. (Cảm ơn vì đã quan tâm đến sản phẩm của chúng tôi.)
3. Introduction – Giới thiệu lý do viết email
Phần giới thiệu lý do viết email là phần không thể thiếu trong email tiếng Anh. Với phần này, bạn nên đi thẳng vào lý do chính, sử dụng những câu ngắn gọn, súc tích và thể hiện rõ ràng mục đích viết email.
Mẫu câu giới thiệu lý do viết email:
I am writing this email to + lý do cụ thể
Ví dụ:
I am writing this email to inform you about the results of your interview. (Tôi viết thư này để thông báo về kết quả phỏng vấn của bạn.)
I am pleased to inform you that you have been selected for the HR position at our company. (Tôi rất vui mừng thông báo rằng bạn đã được chọn cho vị trí HR tại công ty chúng tôi.)
I regret to inform you that we have decided to move forward with other candidates for the HR position at our company. (Tôi rất tiếc phải thông báo rằng chúng tôi đã quyết định làm việc với các ứng viên khác cho vị trí HR tại công ty chúng tôi.)
I am writing this email to negotiate the terms of the transfer contract with your company. (Tôi viết email này để thương lượng các điều khoản trong hợp đồng chuyển nhượng với công ty của bạn.)
I am writing to you on behalf of our company to negotiate the terms of the contract. (Tôi thay mặt công ty viết thư cho bạn để đàm phán các điều khoản hợp đồng.)
4. Main point – Nội dung chính
Nội dung chính là phần quan trọng nhất của email. Trong phần này, bạn sẽ viết chi tiết nội dung thông tin muốn truyền tải đến người nhận. Để viết phần nội dung chính hiệu quả, hãy lưu ý dùng câu từ ngắn gọn, rõ ý khi viết email tiếng Anh; đặc biệt sử dụng các cụm từ nối sẽ giúp đoạn văn trở nên trôi chảy hơn.
Bạn có thể sử dụng các từ nối sau:
- Regarding… / Concerning… (Liên quan đến…)
- As you mentioned in the previous email,… (Như bạn đã đề cập trong email trước,…)
- According to the results of the last meeting,… (Theo kết quả của cuộc họp gần nhất,…)
- I would be interested in having more details about … (Tôi muốn có nhiều thông tin hơn về…)
- After careful consideration we have decided that… (Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định rằng…)
- Attached to this email is… (Đính kèm với email này là…)
- We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc khi thông báo với bạn rằng…)
- As discussed on the phone/ in our meeting,… (Như đã thảo luận qua điện thoại/trong cuộc họp của chúng ta,…)
- Unfortunately, I disagree with your suggestion to… (Rất tiếc, tôi không đồng ý với đề xuất của bạn về…)
- I am afraid I cannot agree with your point about… (Tôi e rằng tôi không thể đồng ý với quan điểm của bạn về…)
5. Concluding sentence – Kết thúc email
Ở phần kết thúc, bạn có thể gửi lời cảm ơn đến người nhận hoặc đơn giản bạn chỉ cần viết những câu nhằm kêu gọi người nhận thực hiện một hành động nào đó.
Bạn có thể tham khảo một số câu kết thư phổ biến như:
- I look forward to your response. (Tôi mong sớm nhận được phản hồi của bạn.)
- Thank you for your time and consideration. (Cảm ơn bạn đã dành thời gian và xem xét.)
- I look forward to hearing from you. (Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.)
- Thanks for your cooperation. (Cảm ơn vì sự hợp tác của bạn.)
- Please contact us if you are interested in this project. (Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn quan tâm đến dự án này.)
- If you have any questions, please email us. (Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy gửi email cho chúng tôi.)
- Please let me know if you have any questions. (Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào.)
- Feel free to contact me if you need anything else. (Hãy liên hệ với tôi nếu bạn cần bất cứ điều gì khác.)
- I hope to hear from you soon. (Tôi mong sẽ nhận được hồi âm của bạn sớm.)
- Thank you for your time and consideration. (Cảm ơn bạn đã dành thời gian và sự quan tâm.)
- I appreciate your time and attention to this matter. (Tôi trân trọng thời gian và sự quan tâm của bạn đến vấn đề này.)
- Thank you for your understanding and cooperation. (Cảm ơn vì sự thấu hiểu và hợp tác của bạn.)
6. Signing off – Ký tên
Kết thúc email tiếng Anh một cách lịch sự, bạn có thể sử dụng các cấu trúc ký tên:
- Yours sincerely/Sincerely,
- Best regards,
- With kind regards,
- Warm regards,
- Respectfully,
- Yours truly,
- Yours faithfully,
Ngoài ra, khi viết email thân mật bạn có thể sử dụng những cụm sau:
- Love/Regards
- Thanks again
- Take care
- Cheers,
II. Một số từ viết tắt thông dụng trong email tiếng Anh
Khi viết email tiếng Anh, bạn nên lưu ý các từ viết tắt sau:
- ASAP (As soon as possible): Nhanh nhất có thể
Ví dụ: I need this report ASAP. (Tôi cần báo cáo này nhanh nhất có thể.)
- BCC (Blind carbon copy)
Dùng BCC khi muốn gửi email cho nhiều người cùng lúc và người nhận không nhìn thấy danh sách người được gửi.
- CC (Carbon copy)
Dùng Cc khi muốn gửi email nhiều người cùng lúc và người nhận nhìn thấy danh sách những người được gửi.
- PS (Postscript): Tái bút
Ví dụ:
PS: I forgot to mention that the meeting will be held in room 205. (PS: Tôi quên nói rằng cuộc họp sẽ được tổ chức tại phòng 205.)
- RSVP (Please reply): Vui lòng hồi đáp
Ví dụ: RSVP by Friday so we can get a headcount. (Vui lòng hồi đáp trước thứ Sáu để chúng tôi có thể nắm được số người tham dự.)
- FW (Forward): Chuyển tiếp
- ETA (Estimated time arrival)
Chỉ thời gian mà các phương tiện như tàu, máy bay dự định đến, thường dùng trong ngành giao thông vận tải.
III. Các mẫu câu phổ biến trong viết email tiếng Anh
1. Mẫu câu thông dụng
- Mẫu câu chào hỏi
I was very pleased to meet you at the English workshop in Hanoi. (Tôi rất hân hạnh khi được gặp bạn tại sự kiện tiếng Anh ở Hà Nội.)
It was a pleasure meeting you at scientific conference in Korea. (Rất vui được gặp ngài tại hội nghị khoa học ở Hàn Quốc.)
We appreciate your interest in our company. (Chúng tôi trân trọng sự quan tâm của bạn dành cho công ty chúng tôi.)
I hope you are all doing well. (Tôi hy vọng mọi người đều khỏe.)
We are very grateful to receive your contribution in the last project. (Chúng tôi rất biết ơn khi nhận được những đóng góp của bạn trong dự án vừa qua.)
Thanks for your feedback. (Cảm ơn phản hồi của bạn.)
We truly appreciate your business, and we’re so grateful for the trust you’ve placed in our company. (Chúng tôi thực sự đánh giá cao doanh nghiệp của bạn và rất biết ơn vì bạn đã tin tưởng vào công ty chúng tôi.)
- Mẫu câu giới thiệu lý do viết email
I am writing this email to confirm your conference room reservation. (Tôi viết email này để xác nhận lịch đặt phòng hội nghị của bạn.)
In this email, we will respond to your questions about the course. (Trong email này, chúng tôi sẽ phản hồi những thắc mắc của bạn về khóa học.)
This email is in response to your inquiry about the last project. (Email này là để trả lời câu hỏi của bạn về dự án vừa qua.)
I am writing this email to apply for a marketing position at your company. (Tôi viết email này để ứng tuyển vào vị trí nhân viên marketing ở công ty bạn.)
We would like you to provide some information to complete the membership card registration through this email. (Chúng tôi mong bạn có thể cung cấp một số thông tin để hoàn tất việc đăng ký thẻ thành viên thông qua email này.)
This email is to let you know about our company’s upcoming holiday travel plans. (Email này giúp bạn nắm rõ kế hoạch du lịch vào kỳ nghỉ sắp tới của công ty chúng ta.)
I am writing to express my keen interest in the Marketing position currently advertised at your company. (Tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm sâu sắc đối với vị trí nhân viên marketing đang được đăng tuyển tại công ty của bạn.)
- Mẫu câu đưa ra lời đề nghị, yêu cầu
We would appreciate it if you could provide valuable information about this plan. (Chúng tôi rất cảm kích nếu bạn có thể cung cấp thông tin có giá trị về bản kế hoạch này.)
I would be grateful if you could send me the job description. (Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể gửi cho tôi bản mô tả công việc.)
I would like to receive more information about the Medical conference. (Tôi mong muốn nhận thêm thông tin về hội nghị y tế.)
Could you please send me details about the conference? (Bạn có thể vui lòng gửi cho tôi thông tin chi tiết về hội nghị được không?)
Let us know your opinion on solving this problem. (Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn trong việc giải quyết vấn đề này.)
I kindly request that you provide me with your phone number at your earliest convenience. (Tôi trân trọng yêu cầu bạn cung cấp cho tôi số điện thoại của bạn sớm nhất có thể.)
- Mẫu câu đưa ra lời đề nghị giúp đỡ
Our hotel is always willing to serve breakfast in the room for free when you need it. (Khách sạn chúng tôi luôn sẵn lòng phục vụ bữa sáng tại phòng miễn phí nếu bạn có nhu cầu.)
The television you ordered is now available. Would you like us to deliver it to your home? (Tivi mà bạn đặt hiện đang sẵn hàng. Bạn có muốn chúng tôi giao nó đến nhà của bạn không?)
We are willing to send you product samples upon your request. (Chúng tôi rất sẵn lòng gửi mẫu thử sản phẩm theo yêu cầu của bạn.)
If you need information about popular local food, we would be happy to send it to you. (Nếu bạn cần thông tin về những món ăn địa phương nổi tiếng, chúng tôi rất sẵn lòng gửi cho bạn.)
In addition to the product samples, we can also provide you with detailed information about our products and service. (Ngoài các mẫu thử, chúng tôi cũng có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi.)
If you need assistance with making reservations for restaurants, attractions, or transportation, our concierge team is happy to help. (Nếu bạn cần hỗ trợ đặt chỗ ở nhà hàng, điểm tham quan hoặc phương tiện di chuyển, đội ngũ tiếp tân của chúng tôi rất sẵn lòng giúp đỡ.)
- Mẫu câu thông báo tin tốt
I think you will be happy to know that you have passed the final exam. (Tôi nghĩ bạn sẽ rất vui khi biết rằng bạn đã vượt qua kỳ thi cuối kỳ.)
I am pleased to announce that you have been promoted to the position of team leader. (Tôi rất vui khi thông báo rằng bạn đã được thăng chức lên vị trí trưởng nhóm.)
I am writing to inform you that your project has been approved. (Tôi viết email này để thông báo cho bạn rằng dự án của bạn đã được phê duyệt.)
We are happy to announce that we have received a new client. (Chúng tôi rất vui khi thông báo rằng chúng ta đã có một khách hàng mới.)
- Mẫu câu thông báo tin xấu
We regret to announce that your flight was canceled. (Chúng tôi rất tiếc khi phải thông báo rằng chuyến bay của bạn đã bị hủy.)
I am afraid it would not be possible to send you the documents you requested in the previous email. (Tôi e rằng không thể gửi cho bạn những tài liệu mà bạn đã yêu cầu trong email trước đó.)
After careful consideration, we have decided to stop working with your business on this project. (Sau khi cân nhắc một cách kỹ lưỡng, chúng tôi quyết định ngưng hợp tác với doanh nghiệp của bạn trong dự án này.)
Unfortunately we cannot currently offer delivery for this address. (Rất tiếc, chúng tôi hiện tại không thể giao hàng tới địa chỉ này.)
I regret to inform you that the summer festival has been canceled due to heavy rain. (Tôi rất tiếc khi thông báo rằng lễ hội mùa hè đã bị hủy do mưa lớn.)
We are writing to inform you that we have discovered a defect in your product. (Chúng tôi viết email này để thông báo rằng chúng tôi đã phát hiện ra lỗi trong sản phẩm của bạn.)
- Mẫu câu thể hiện sự phàn nàn
I am writing to express my dissatisfaction with your restaurant’s service. (Tôi viết email này để bày tỏ sự không hài lòng của tôi với dịch vụ tại nhà hàng của bạn.)
I am writing to express my disappointment in your restaurant service. (Tôi viết để bày tỏ sự thất vọng về dịch vụ của nhà hàng bạn.)
I am writing to complain about the bad smell from sewer pipes in our apartment. (Tôi viết thư nhằm khiếu nại về mùi hôi từ ống thoát nước trong chung cư của chúng ta.)
I want to make a complaint about the poor quality of your company’s product. (Tôi muốn khiếu nại về sự kém chất lượng trong sản phẩm của công ty bạn.)
I had bad experiences using your express delivery service. (Tôi đã có những trải nghiệm tồi tệ khi sử dụng dịch vụ giao hàng hỏa tốc của các bạn.)
2. Mẫu câu trong email thương mại
- Mẫu câu đặt hàng
We guarantee you will receive the goods before Friday. (Chúng tôi đảm bảo bạn sẽ nhận hàng trước ngày thứ Sáu.)
Could you please cancel my order? (Bạn có thể vui lòng hủy đơn đặt hàng của tôi được không?)
If possible, please send me a product sample before I place the final order. (Nếu có thể, vui lòng gửi cho tôi mẫu sản phẩm trước khi tôi chốt đặt hàng.)
Please confirm receipt of your order. (Vui lòng xác nhận hóa đơn đặt hàng của bạn.)
Your order is going to be processed as soon as possible. (Đơn đặt hàng của bạn sẽ được xử lý sớm nhất có thể.)
We are sorry to inform you that your order will not be delivered on time due to bad weather. (Chúng tôi rất tiếc khi thông báo rằng đơn hàng của bạn không thể giao đúng hạn vì thời tiết xấu.)
- Mẫu câu hỏi giá
Please send me the price list. (Vui lòng gửi cho tôi bảng giá.)
Please provide me with a detailed quotation for the order, including shipping costs and applicable taxes. (Vui lòng cung cấp cho tôi báo giá chi tiết cho đơn hàng, bao gồm chi phí vận chuyển và thuế áp dụng.)
I am interested in learning more about your product. Can you please send me a brochure or price list? (Tôi muốn tìm hiểu thêm về sản phẩm của bạn. Bạn có thể gửi cho tôi cuốn tờ rơi hoặc bảng giá không?)
Could you please send me the price list of the restaurant services? (Bạn vui lòng gửi cho tôi bảng giá dịch vụ của nhà hàng được chứ?)
The price list is attached in this email. (Bảng báo giá được đính kèm trong email này.)
- Mẫu câu khi giữ liên lạc cho lần sau
We would be pleased to have a great opportunity to work with your business. (Chúng tôi rất hân hạnh khi có cơ hội làm việc với doanh nghiệp của bạn.)
I look forward to a continued positive working relationship with you. (Tôi mong muốn có thể tiếp tục mối quan hệ hợp tác tích cực và lâu dài với bạn.)
I look forward to a successful partnership between the two companies in the future. (Tôi rất mong đợi sự hợp tác thành công giữa hai công ty trong tương lai.)
Looking forward to receiving cooperation from your company. (Mong chờ nhận được sự hợp tác từ công ty của bạn.)
IV. Mẫu bài viết email chuyên nghiệp cho người đi làm
1. Email xin việc
Dear Mrs.Wilson,
I recently saw your job posting for the marketing executive position at your company on LinkedIn. Based on the information you provided, I am quite interested in this position. Upon review of my application materials, I hope that you can see why I would be a good fit for this job.
Before, I was a marketing intern at XTech Company. In my position, I was responsible for creating content for the company website, editing and posting contributed articles, managing their social media presence, and writing and sending out a weekly email newsletter to subscribers.
My resume is attached. If I can provide you with any further information on my background and qualifications, please let me know.
Thank you for your time and consideration.
Sincerely,
Lily Nguyen
- Đoạn dịch:
Thân gửi bà Wilson,
Tôi mới đây đã xem thông tin tuyển dụng vị trí giám đốc marketing công ty của bà trên LinkedIn. Dựa trên những thông tin bà cung cấp, tôi rất hứng thú với vị trí này. Sau khi xem xét hồ sơ ứng tuyển của tôi, tôi hy vọng bà có thể thấy được rằng tôi phù hợp với công việc này.
Trước đó, tôi từng là thực tập sinh marketing tại Công ty XTech. Trong vai trò thực tập sinh, tôi chịu trách nhiệm làm nội dung cho trang web công ty, chỉnh sửa và đăng bài viết do người khác đóng góp, quản lý hoạt động truyền thông xã hội, viết và gửi bản tin email hàng tuần cho người đăng ký.
Hồ sơ xin việc của tôi được đính kèm. Nếu tôi có thể cung cấp cho bà thêm bất kỳ thông tin nào về trình độ và kinh nghiệm của tôi, vui lòng cho tôi biết.
Cảm ơn bà đã dành thời gian và xem xét.
Trân trọng,
Lily Nguyen
2. Email thông báo kết quả tuyển dụng
Dear Mr. Lily Nguyen,
We sincerely thank you for your interest in the XTech company and the position our company is recruiting.
After checking the professional knowledge, skills; the company announced: You were successful in the position of marketing executive.
We would like to invite you to our company to discuss the work, working hours, company regulations and sign a contract for probation.
If you decide to accept this offer, please reply to this email before August 1st.
We also attached a draft contract for probation with this email. You can refer to the content before we meet and sign.
Sincerely,
XTech’s HR.
- Đoạn dịch:
Kính gửi chị Lily Nguyen,
Công ty XTech xin chân thành cảm ơn sự quan tâm của chị đối với công ty và vị trí mà công ty đang tuyển dụng.
Sau khi kiểm tra kiến thức chuyên môn, kỹ năng; công ty đã thông báo: Chị đã đạt yêu cầu cho vị trí chuyên viên marketing.
Chúng tôi muốn mời chị đến công ty để trao đổi về công việc, giờ làm việc, nội quy công ty và ký hợp đồng thử việc.
Nếu chị quyết định chấp nhận lời mời này, vui lòng trả lời email này trước ngày 1 tháng 8.
Chúng tôi cũng đính kèm bản dự thảo hợp đồng thử việc cùng với email này. Chị có thể tham khảo nội dung trước khi chúng ta gặp nhau và ký kết.
Trân trọng,
Nhân sự XTech.
3. Email mời hợp tác
Dear Mr. Wilson,
My name is Henry Nguyen, and I am the CEO at XTech. We are Susfarm Company, which specializes in innovative and sustainable technology and are committed to developing innovative solutions that drive sustainability.
Susfarm has established itself as a leader in the eco-friendly products industry, and we admire your dedication to creating a more sustainable future. We believe that our shared values and complementary expertise present a unique opportunity for a mutually beneficial partnership.
XTech has recently developed a groundbreaking tech solution that has the potential to significantly enhance the sustainability and efficiency of production processes in the agriculture sector. We envision a collaboration where this technology can be seamlessly integrated into Susfarm’s operations, resulting in reducing carbon footprint, improved product quality.
We would welcome the opportunity to schedule a meeting or call to discuss this potential partnership in more detail. I am confident that by combining our strengths, we can create a truly impactful collaboration that benefits both our companies and the environment.
Thank you for considering this proposal. I am excited about the prospect of partnering with Susfarm and contributing to a greener future.
Warm regards,
Henry Nguyen
Chief Executive Officer, XTech
- Đoạn dịch:
Kính gửi ông Will,
Tôi tên là Henry Nguyễn, Giám đốc điều hành của công ty XTech. Chúng tôi là công ty Susfarm, công ty chuyên về công nghệ sáng tạo và bền vững, cam kết phát triển các giải pháp đổi mới thúc đẩy sự bền vững.
Susfarm đã khẳng định vị thế dẫn đầu trong ngành sản phẩm thân thiện với môi trường, và chúng tôi rất ngưỡng mộ sự tận tâm của ông trong việc tạo ra một tương lai bền vững hơn. Chúng tôi tin rằng những giá trị chung và thế mạnh bổ sung của hai công ty tạo ra cơ hội đặc biệt cho một mối quan hệ hợp tác cùng có lợi.
XTech gần đây đã phát triển một giải pháp công nghệ đột phá có tiềm năng nâng cao đáng kể tính bền vững và hiệu quả của quy trình sản xuất trong lĩnh vực nông nghiệp. Chúng tôi mong chờ một sự hợp tác trong đó công nghệ này có thể được tích hợp liền mạch vào hoạt động của Susfarm, qua đó giúp giảm lượng khí thải carbon và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Chúng tôi rất mong được sắp xếp một cuộc họp hoặc cuộc gọi để thảo luận chi tiết hơn về khả năng hợp tác này. Tôi tin tưởng rằng với kết hợp thế mạnh của hai bên, chúng ta có thể tạo ra một sự hợp tác thực sự có ý nghĩa, mang lại lợi ích cho cả hai công ty và môi trường.
Cảm ơn ông đã xem xét đề xuất này. Tôi rất mong được hợp tác với Susfarm và đóng góp cho một tương lai xanh hơn.
Trân trọng,
Henry Nguyễn
Giám đốc Điều hành, XTech
4. Email mời dự họp
Dear Mai,
I hope you had a wonderful independence holiday.
I’m writing to invite you to our monthly team meeting. We will be discussing important updates regarding our next business plan.
The meeting will be held on August 1st at 9 a.m at conference room.
Please come prepared to share any updates or concerns.
Best regards,
Lily Nguyen
Marketing team leader, XTech.
Đoạn dịch:
Thân gửi Mai,
Tôi hy vọng bạn đã có kỳ nghỉ lễ độc lập vui vẻ.
Tôi viết thư này để mời bạn tham dự cuộc họp nhóm hàng tháng của chúng ta. Chúng ta sẽ thảo luận về những cập nhật quan trọng liên quan đến kế hoạch kinh doanh tới đây.
Cuộc họp sẽ được tổ chức vào ngày 1 tháng 8, lúc 9 giờ sáng tại phòng họp.
Mong bạn chuẩn bị sẵn sàng để chia sẻ về bất kì sự thay đổi hay vấn đề nào.
Trân trọng,
Lily Nguyen
Trưởng nhóm Marketing, XTech.
Email là phương thức liên lạc có tính chất trang trọng và lịch sự, do vậy việc lựa chọn từ ngữ chuẩn mực là vô cùng quan trọng. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc sử dụng từ vựng tiếng Anh của mình, bạn có thể nhờ sự trợ giúp từ MochiVocab.
MochiVocab là một ứng dụng học từ vựng tiếng Anh có thể sử dụng trên cả điện thoại và máy tính. MochiVocab cung cấp hơn 20 khóa học đa dạng chủ đề kèm flashcard sinh động có phiên âm, phát âm, nghĩa của từ và ví dụ cụ thể cho từng từ.
Ngoài ra, MochiVocab còn ứng dụng phương pháp lặp lại ngắt quãng (spaced repetition) với hai tính năng chính giúp bạn tiếp thu kiến thức một cách trực quan và dễ nhớ:
- Thời điểm vàng: tính toán thời điểm ôn tập tối ưu cho từng từ vựng dựa trên lịch sử học tập của bạn. Cụ thể, MochiVocab sẽ gửi thông báo nhắc nhở ôn tập ngay khi bạn chuẩn bị quên từ mới. Đây là thời điểm đã được khoa học chứng minh là lý tưởng nhất để giúp não ghi nhớ thông tin lâu hơn.
- 5 cấp độ từ vựng: từ vựng bạn đã học được xếp theo 5 cấp độ ghi nhớ, từ mới học cho đến ghi nhớ sâu. Dựa vào đó, MochiVocab sẽ phân bổ câu hỏi thật hợp lý, tăng tần suất câu hỏi ôn tập các từ ở cấp độ thấp (chưa nhớ), và ngược lại với các từ ở cấp độ cao. Nhờ vậy, bạn có thể cân đối thời gian ôn tập phù hợp với năng lực của mình.
V. Một số quy tắc khi viết email tiếng Anh
Để viết email tiếng Anh một cách chuyên nghiệp, bạn cần lưu ý những quy tắc sau:
- Nên sử dụng dấu phẩy sau lời chào để phân biệt với nội dung chính của email.
- Nội dung email nên ngắn gọn, súc tích, tránh lặp lại thông tin quá nhiều.
- Tránh viết những câu quá đơn giản hoặc quá phức tạp dài dòng.
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu và đi thẳng vào trọng tâm.
- Chia nhỏ nội dung thư thành các phần ngắn gọn, dễ đọc.
- Đọc lại email kỹ lưỡng trước khi gửi để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc thiếu các tệp tài liệu được nhắc đến trong thư.
Hi vọng rằng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những kiến thức và hướng dẫn cần thiết về cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp. Đừng quên luyện tập thường xuyên để nâng cao kỹ năng viết email tiếng Anh nhé!
