Tự tin giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc với những mẫu câu thông dụng và 5 phương pháp học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm dưới đây
1. Những mẫu câu giao tiếp cho người đi làm thông dụng nhất
Mẫu câu giao tiếp với đồng nghiệp
- Hello! I’m a new staff in marketing department (Xin chào! Tôi là nhân viên mới ở phòng marketing)
- How long have you worked here? (Anh/Chị đã làm việc ở đây bao lâu rồi?)
- How do you get to work? (Bạn đi làm bằng phương tiện gì?)
- Have a nice day! (Chúc bạn một ngày tốt lành)
- We are going to go out for lunch (Chúng ta cùng ra ngoài ăn trưa đi?)
- Here is my business card (Đây là danh thiếp của tôi)
- Can I get your help? (Tôi có thể nhờ bạn một chút được không?)
- Do you need any help? (Bạn có cần giúp gì không?)
- Excuse me, can I get in the room?/ May I come in? (Xin lỗi, tôi vào phòng được không?)
- The traffic was terrible today (Giao thông hôm nay thật kinh khủng)
- I’ll be free after lunch. (Tôi rảnh sau bữa trưa)
- She’s having a leaving-do on Friday. (Cô ấy sắp tổ chức tiệc chia tay vào thứ Sáu)
- She’s resigned. (Cô ấy xin thôi việc rồi)
- He’s been promoted. (Anh ấy đã được thăng chức)
Mẫu câu xin nghỉ phép/vắng mặt
- Wouldn’t it be possible for me to take the day off this Thursday? (Tôi muốn xin nghỉ một ngày vào thứ hai này được không?)
- I want to take a day off to see a doctor (Tôi muốn xin nghỉ một ngày để đi gặp bác sĩ)
- I’m afraid I’m not well and won’t be able to come in today (Tôi nghĩ rằng tôi không được khỏe nên hôm nay không thể đến cơ quan được)
- I need a sick leave for two days (Tôi muốn xin nghỉ bệnh 2 ngày)
- I’m afraid I’m going to have to pull a sick today (Tôi e rằng tôi sẽ xin nghỉ bệnh hôm nay).
- I got an afternoon off and went to the hospital (Tôi xin nghỉ buổi chiều để đi đến bệnh viện)
- It’s not likely. There’s a lot of work to do (Chắc là không được. Còn rất nhiều việc phải làm)
Mẫu câu giao tiếp với khách hàng
- He’s with a customer at the moment (Anh ấy hiện giờ đang tiếp khách hàng)
- I’ll be with you in a moment (Một lát nữa tôi sẽ làm việc với anh/chị)
- Sorry to keep you waiting (Xin lỗi đã để anh/chị phải chờ)
- Can I help you? (Tôi có thể giúp gì được anh/chị?)
- Do you need any help? (Anh/chị có cần giúp gì không?)
- What can I do for you? (Tôi có thể làm gì giúp anh chị?)
- What time does the meeting start? (Mấy giờ thì cuộc họp bắt đầu?)
- What time does the meeting finish? (Mấy giờ thì cuộc họp kết thúc?)
- This invoice is overdue. (Hóa đơn này đã quá hạn thanh toán).
- Can I see the report? (Cho tôi xem bản báo cáo được không?)
- I need to do some photocopying. (Tôi cần phải đi photocopy)
- Where’s the photocopier? (Máy photocopy ở đâu?)
- The photocopier jammed. (Máy photocopy bị kẹt rồi)
- I’ve left the file on your desk (Tôi đã để tập tài liệu trên bàn anh/chị)
Mẫu câu giao tiếp trong cuộc họp
- I would like to introduce all of you to the new member of our group.(Tôi hân hạnh giới thiệu toàn thể các bạn với những thành viên mới trong nhóm của chúng ta.)
- We are glad you join us. (Chúng tôi lấy làm vinh dự khi có cậu cùng tham gia)
- Can we talk a little bit about the project? (Chúng ta có thể nói chuyện một chút về dự án này không?)
- We are going to need all people’s input on that project. (Chúng tôi cần sự đóng góp của tất cả mọi người cho đề án đó)
- We have about 20 minutes for questions and discussion. (Chúng ta có 20 phút cho các câu hỏi và thảo luận)
- Can you talk about what plans we have for the future? (Anh có thể nói đôi điều về những kế hoạch sắp tới của chúng ta không?)
- If we brainstorm about a problem, we can get many different new ideas and find a solution. (Nếu cùng động não về một vấn đề, chúng ta sẽ có được nhiều ý tưởng khác nhau và tìm được cách giải quyết)
- The individuals of a team should learn to cooperate with each other. (Các cá nhân trong đội nên học cách hợp tác với nhau)
- Keep to the point, please. (Xin đừng đi lạc đề)
- That sounds like a fine idea. (Nó có vẻ là một ý tưởng hay)
- Today we will talk about the new marketing plans (Ngày hôm nay chúng ta sẽ bàn về các kế hoạch marketing mới)
- We have about 30 minutes for discussion and questions (Chúng ta có khoảng 30 phút để thảo luận và đưa ra câu hỏi)
- That concludes the formal part of my presentation (Phần chính trong phần trình bày của tôi đến đây là kết thúc)
- I’d be very interested to hear your comment (Tôi rất muốn lắng nghe ý kiến của bạn)
- I have a question I would like to ask (Tôi có một câu hỏi muốn đặt ra)
- Let’s get down to the business, shall we? (Chúng ta bắt đầu thảo luận công việc được chứ?)
- We need more facts and more concrete informations (Chúng ta cần nhiều thông tin cụ thể và xác thực hơn)
Mẫu câu trả lời điện thoại
- (Company name), this is …. How may I help you? (Bạn đang gọi đến công ty, tôi là… Tôi có thể giúp gì cho bạn?)
- Marketing department, Peter speaking (Phòng tiếp thị xin nghe, tôi là Peter)
- May I have your name please (Anh tên là gì nhỉ)
- May I ask who am I speaking with? (Tôi có thể biết tôi đang nói chuyện với ai được không?)
- Sure, let me check on that. (Chắc chắn rồi, để tôi kiểm tra)
- Sure, one moment please.(Chắc chắn rồi, xin vui lòng đợi)
- Can I put you on hold for a minute? (Bạn có thể giữ máy một lát không?)
- Do you mind holding while I check on that. (Phiền anh/ chị giữ máy để tôi kiểm tra)
- He’s/she’s not available at the moment. Would you like to leave a message? (Anh ấy/ Cô ấy không có ở đây. Bạn có muốn để lại lời nhắn không?)
- He’s/she’s out of the office right now. Can I take a message? (Anh ấy/ Cô ấy đang ở ngoài. Tôi có thể ghi lại lời nhắn của bạn không?)
- Is there anything else I can help you with?……Okay, thanks for calling. (Tôi có thể giúp bạn chuyện gì nữa không? … Cám ơn anh/ chị đã gọi đến)
- Good morning/afternoon/evening. This is (your name) at/ calling from (company name). Could I speak to ….? (Xin chào. Tôi là… gọi điện từ… Tôi có thể nói chuyện với…. được không?)
- Can I leave a message for him/her? (Tôi có thể để lại lời nhắn được không?)
- Could you tell him/her that I called, please? (Bạn có thể nhắn anh ấy/ cô ấy là tôi gọi được không?)
- Could you ask him/her to call me back, please (Bạn có thể nói anh ấy/ cô ấy gọi lại cho tôi được không?)
- Okay, thanks. I’ll call back later (Cám ơn bạn. Tôi sẽ gọi lại sau)
- I’m sorry, we have a bad connection. Could you speak a little louder, please? (Tôi xin lỗi, đường truyền không được rõ. Anh/ chị có thể nói to hơn một chút được không ạ?)
- Thank you very much. Have a good day (Cám ơn rất nhiều. Chúc anh/ chị ngày làm việc vui vẻ.)
2. 5 cách học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm hiệu quả
2.1. Tự tạo môi trường tiếp xúc với tiếng Anh nhiều nhất
Hoà mình vào một môi trường sử dụng tiếng Anh giúp bản thân bạn quen thuộc với ngôn ngữ này hơn, tạo nền tảng cho việc cải thiện các kỹ năng tiếng Anh của bạn. Hơn nữa, việc tiếp xúc đủ nhiều với một ngoại ngữ cũng giúp bạn tiếp thu nó nhanh hơn, sử dụng tự nhiên hơn vì đã nắm được bối cảnh sử dụng thực tế và có những hiểu biết nhất định về văn hoá bản xứ.
Nếu môi trường làm việc của bạn hoàn toàn sử dụng tiếng Anh, đây sẽ là động lực và cơ hội rất lớn để trau dồi vốn tiếng Anh của mình. Tuy nhiên, nếu bạn không làm việc trong các công ty đa quốc gia cần dùng tiếng Anh thường xuyên, bạn vẫn hoàn toàn có thể tạo môi trường tiếng Anh cho mình bằng các cách sau:
- Chuyển thiết bị làm việc của bạn như laptop, điện thoại, ipad sang ngôn ngữ tiếng Anh để làm quen với cách mô tả các tác vụ văn phòng trong tiếng Anh. Bạn có thể làm điều tương tự với các mạng xã hội của bạn nữa.
- Tập tra cứu thông tin bằng tiếng Anh. Việc tra cứu này không chỉ giúp bạn nâng cao khả năng ngoại ngữ mà còn giúp bạn tìm kiếm được nhiều tài liệu, thông tin giá trị. Bởi lẽ, rất nhiều nghiên cứu, báo cáo về khoa học, xã hội, kinh tế thị trường hữu ích cho công việc và cuộc sống của bạn được viết bằng tiếng Anh. Bạn sẽ bỏ lỡ nguồn thông tin quý giá này nếu khả năng ngoại ngữ hạn chế.
- Đặt sách tiếng Anh, các playlist podcast tiếng Anh ở nơi dễ thấy với bạn để bạn dễ dàng tiếp cận được chúng nhất có thể.
2.2. Xây dựng vốn từ vựng liên quan đến chuyên ngành của bạn
Để giao tiếp hiệu quả trong quá trình làm việc, bạn cần có vốn từ vựng liên quan trực tiếp đến chuyên ngành của mình, vì bạn sẽ cần sử dụng chúng rất nhiều tại nơi làm việc. Ví dụ trong marketing, sẽ có một số từ vựng đặc thù như market segmentation, insight, brand loyalty, advertisement, target audience. Tương tự với những ngành nghề khác, nhất là những ngành cần sự cập nhật liên tục như IT, Supply Chain… Ngoài ra, tiếng Anh sử dụng tại nơi làm việc cũng cần có sự “formal” nhất định vì đối tượng giao tiếp của bạn có thể là sếp, khách hàng của công ty, nhà đầu tư. Mỗi một đối tượng giao tiếp, bạn cần lựa chọn cách diễn đạt, ngôn ngữ thể hiện phù hợp. Thế nên xây dựng vốn từ vựng theo lĩnh vực làm việc là một việc mà người đi làm cần ưu tiên để tự tin giao tiếp.
Bạn nên chia từ vựng theo chủ đề, hoặc mục đích sử dụng để học. Ví dụ bộ từ vựng về thị trường, bộ từ vựng về sản phẩm, bộ từ vựng để tư vấn cho khách hàng. Khi đề cập đến vấn đề gì, bạn sẽ có sẵn ngay cách diễn đạt phù hợp trong trường hợp đó.
Để ghi nhớ từ vựng lâu dài và sử dụng được khi cần, bạn cần lặp lại từ vựng đó nhiều lần để ghim sâu chúng vào trí nhớ dài hạn và dần hình thành phản xạ. Bạn có thể sử dụng phương pháp Spaced Repetition để ôn tập hiệu quả hơn. Thay vì học nhồi một lượng từ vựng lớn rồi sau đó không ôn tập lại, bạn nên chia nhỏ số lượng từ cần học ra theo khả năng của mình, sau đó mỗi khi học từ mới, bạn lại ôn tập lại những từ cũ đã học. Bạn không cần ôn lại tất cả từ cũ, mà tập trung ôn nhiều các từ chưa ghi nhớ được.
Những thao tác này có vẻ phức tạp, nhưng bạn có thể thực hiện chúng không tốn chút công sức nào nhờ app MochiVocab. Đây là một app bạn có thể cài đặt trên điện thoại nên có thể tranh thủ học mọi lúc mọi nơi, thuận tiện cho người đi làm bận rộn. App sẽ giúp bạn quản lý các từ vựng đã học, tần suất học, tính toán thời gian và thông báo nhắc nhở người dùng ôn tập vào “thời điểm vàng” – thời gian mà bạn sắp quên từ vựng. Các từ vựng cũng đã được tổng hợp sẵn theo chủ đề, bạn chỉ cần mở ra và học. Nhờ thế, chỉ cần vào học khi app nhắc nhở 10-15 phút mỗi ngày, 1 tháng bạn có thể thong dong tích luỹ được cả nghìn từ vựng.
2.3. Luyện nghe và đọc thường xuyên
Nhiều khi chúng ta quên mất rằng giao tiếp không chỉ là nói, mà còn bao gồm cả việc lắng nghe. Khi nói, ta nên nói gì, nói như thế nào, là kết quả của quá trình chúng ta quan sát người đối diện và “input” các thông tin về nhiều lĩnh vực khác nhau. Với mỗi nhóm người tại nơi làm việc chúng ta sẽ có những chủ đề, những cách giao tiếp khác nhau. Thế nên việc này giúp bạn có thêm kiến thức về nhiều khía cạnh xã hội và công việc chuyên môn – “nguyên liệu” giúp các cuộc trò chuyện, thảo luận tại nơi làm việc sôi nổi và thú vị hơn.
Có rất nhiều kênh podcast tiếng Anh chủ đề thú vị bạn có thể tìm thấy trên Spotify hoặc Youtube. Tập trung vào mục tiêu cải thiện giao tiếp, bạn nên lựa chọn những nguồn nghe có nhiều người tham gia trao đổi trong cuộc hội thoại để làm quen với việc nghe nhiều dialect khi giao tiếp. Đa số các podcast đều có transcript ghi lại chi tiết lời thoại. Nếu có bất cứ phần nào bạn không hiểu, hãy check transcript và tra từ điển những phần bạn không hiểu. Cách làm này giúp bạn học được nhiều từ vựng thông qua chính ngữ cảnh sử dụng của từ đó nên sẽ rất chính xác và hiệu quả. Để tiện cho việc theo dõi nội dung và duy trì mạch nghe, bạn có thể sử dụng Mochi Dictionary để tra cứu tại chỗ, và lưu lại ngay vào app để ôn tập lại.
Ngoài các trang báo online “kinh điển” như New York Times, The Guardian, có rất nhiều trang báo nước ngoài có nội dung chất lượng bạn có thể tham khảo: Medium, School of life, Reader Digest, Economist, Aeon Magazine. Thêm vào đó, mỗi ngành nghề sẽ có những tạp chí, website tin tức chuyên cung cấp các thông tin học thuật và chuyên môn mà bạn có thể đọc.
Một lưu ý giúp bạn nghe và đọc hiệu quả hơn, đó là hãy lựa chọn bất cứ chủ đề nào bạn thích để gia tăng hứng thú học tập và dễ dàng duy trì.
2.4. Shadowing accent tiếng Anh bạn thích
Shadowing là cách luyện nói “kinh điển” được nhiều người áp dụng. Shadowing thường xuyên không chỉ giúp bạn cải thiện phát âm, ngữ điệu nói, mà còn giúp bạn nói tiếng Anh tự nhiên hơn. Hãy chọn một accent bạn ấn tượng để làm mẫu chuẩn và bắt chước giống nhất có thể. Tuy nhiên, đừng quá đặt nặng việc bạn phải nói được giọng Anh – Anh hay Anh – Mỹ như người bản xứ. Bạn nên dành sự tập trung vào cách phát âm chính xác, cách nhấn nhá trọng âm, nối âm trong câu vì điều này mới quyết định liệu người đang nói chuyện với bạn có hiểu được thông điệp bạn muốn truyền tải không. Đây mới là mục đích chính của giao tiếp.
Sau quá trình shadowing, bạn có thể chuyển sang Imitation, tức là thay vì lặp lại y hết những gì file nghe nói, bạn hãy tường thuật lại những gì bạn nghe được theo cách của mình, với một thì, cấu trúc khác chẳng hạn. Đây là cách tuyệt vời để cải thiện khả năng diễn đạt của mình.
Các bạn có thể tìm thấy rất nhiều file nghe theo chủ đề giao tiếp nơi công sở trên Youtube và hãy thực hành với các mẫu câu này. Hãy kết hợp cả 2 trạng thái nghe, nói thụ động và chủ động để tối ưu nhất quá trình này.
2.5. Thực hành “small talk” 15 phút mỗi ngày
“Small talk” là những cuộc trò chuyện ngắn và thoải mái về bất cứ chủ đề gì mà bạn có thể thực hiện mỗi ngày với đồng nghiệp xung quanh. Bạn có thể bắt đầu một cuộc trò chuyện nhỏ bằng câu hỏi về sức khỏe, thời tiết hôm nay, bữa trưa,…Mục đích của small talk là một thử thách để bạn bước ra khỏi vùng an toàn của mình và chiến thắng nỗi sợ nói tiếng Anh. Trong những small talk, hãy tạm rời sự chú ý khỏi ngữ pháp, từ vựng, và phát âm mà tập trung vào nội dung cuộc trò chuyện. Bạn sẽ nói gì để bắt chuyện với đồng nghiệp, duy trì cuộc trò chuyện này trong vòng 15 phút như thế nào,… Đây là cơ hội tốt để bạn thực hành luyện tập tiếng Anh cũng như xây dựng kết nối với những người xung quanh.
Duy trì việc này hàng ngày sẽ giúp bạn tự tin giao tiếp tiếng Anh hơn, và cho bạn thấy được rõ ràng nhất giá trị cốt lõi của ngôn ngữ – là công cụ dùng để giao tiếp giữa người với người.
